Kapitel 40: Personenbezug und Pflege der Betreuungsakte
Ein Datensatz kann ohne ausgeschriebenen Namen weiterhin einer Person zugeordnet werden. Eine Kundennummer mit vorhandener Zuordnungsliste ist ein typisches Beispiel für Pseudonymisierung. Auch eine Kombination aus Alter, Trainingszeiten, genauer Diagnose und Foto kann Wiedererkennen ermöglichen.
Für Übungsbesprechungen werden deshalb erfundene Fälle oder ausreichend abstrahierte Angaben bevorzugt. „Kunde A“ über eine ansonsten erkennbare Geschichte zu schreiben, löst das Problem nicht zwangsläufig.
Bei Bildern kommt die Umgebung hinzu. Ein Foto einer Übung kann andere Personen, Ausweise, Bildschirme oder einen offen liegenden Plan enthalten. Vor Aufnahme und Nutzung wird deshalb der gesamte Bildinhalt betrachtet. Eine fachlich gute Illustration muss keine realen Gesundheitsdaten transportieren.
Aktualisieren, berichtigen und beenden
Eine Trainingsakte ist eine fortlaufende Arbeitsgrundlage. Relevante Veränderungen werden mit Datum ergänzt. Wenn sich eine frühere Angabe als falsch herausstellt, wird sie nach dem vorgesehenen Verfahren berichtigt. Die Nachvollziehbarkeit fachlich wichtiger Änderungen soll erhalten bleiben.
Auch das Ende der Betreuung gehört zum Prozess. Es wird geprüft, welche Daten noch für einen rechtmäßigen Zweck benötigt werden, wer darüber entscheidet und wie die Löschung oder andere vorgesehene Behandlung erfolgt. Ohne festgelegten Ablauf bleiben Daten leicht aus bloßer Gewohnheit bestehen.
Ein Kunde, der Auskunft oder Berichtigung verlangt, erhält einen klaren Ansprechpartner. Der Trainer improvisiert keine umfassende Rechtsentscheidung zwischen zwei Einweisungen. Er leitet das Anliegen nach dem betrieblichen Verfahren weiter und dokumentiert den Eingang angemessen.
Die rechtlichen Einzelanforderungen und Ausnahmen ergeben sich insbesondere aus den einschlägigen DSGVO-Artikeln und der konkreten Verarbeitung. Der praktische Lernpunkt ist: Rechte, Änderungen und Ende der Betreuung müssen im Arbeitsprozess vorgesehen sein.