Kapitel 38: Verständliche Einwilligung und geordnete Unterlagen
Eine wirksame Einwilligung setzt unter anderem informierte, bestimmte und freiwillige Zustimmung voraus. Ihr Inhalt muss verständlich und nachweisbar sein. Ein Kunde muss wissen, wer für welchen Zweck welche Verarbeitung vorsieht und wie ein Widerruf möglich ist. Ein vorangekreuztes Feld oder bloßes Schweigen ersetzt eine erforderliche aktive Erklärung nicht. Für Gesundheitsdaten ist die ausdrückliche Einwilligung besonders zu beachten. Die EDSA-Leitlinien erläutern diese Voraussetzungen und die Prüfung echter Wahlmöglichkeiten.
Für eine betriebliche Entwicklung heißt das: Die Erklärung wird nicht zwischen sachfremden Passagen versteckt. Der Kunde erhält Gelegenheit zu Fragen. Eine Ablehnung freiwilliger Zusatzverwendungen wird nicht beiläufig als persönliches Problem behandelt.
Auch ein Widerruf wird als eigener Vorgang dokumentiert. Welche Verarbeitung danach beendet wird und ob für bestimmte Daten eine andere rechtmäßige Aufbewahrung nötig ist, muss der Verantwortliche konkret prüfen. Ein pauschales „Einmal unterschrieben, für immer erlaubt“ ist kein sinnvoller Arbeitsgrundsatz.
Informationsblatt, Arbeitsakte und Trainingsplan
Für die Organisation können drei Ebenen unterschieden werden. Ein Informationsblatt erklärt den Umgang mit Daten und nennt die zuständigen Kontakte. Die Arbeitsakte enthält die berechtigt benötigten betreuungsbezogenen Angaben. Der Trainingsplan enthält das, was zur Durchführung der Aufgaben erforderlich ist.
Diese Ebenen müssen nicht drei verschiedene Programme sein. Die Unterscheidung hilft, sensible Inhalte nicht an der falschen Stelle zu platzieren. Ein offen sichtbarer Trainingsplan auf der Fläche benötigt normalerweise keine ausführliche Krankheitsgeschichte.
Ein Beispiel: Der Kunde hat eine für das Training relevante Einschränkung mitgeteilt. In der geschützten Arbeitsakte stehen die erforderliche Information, ihre Herkunft und die daraus abgeleitete Entscheidung. Auf dem Durchführungsplan stehen die passenden Übungen und Hinweise. Welche Personen zusätzliche Hintergründe sehen dürfen, richtet sich nach deren Aufgabe und den festgelegten Berechtigungen.