Kapitel 39: Zugriffsrechte und sichere Abläufe
Technisch mögliches Lesen ist nicht automatisch fachlich erforderliches Lesen. Ein Mitarbeiter, der Termine vereinbart, benötigt andere Informationen als der Trainer, der einen relevanten Verlauf beurteilt. Das System sollte diese Unterschiede abbilden.
Eine praktische Rollenübersicht fragt für jede Funktion: Welche Daten werden benötigt, für welchen Zweck und wie lange? Daraus entstehen passende Zugriffsrechte. Ein gemeinsames Passwort für alle Mitarbeiter erschwert die Zuordnung von Zugriffen und Änderungen. Persönliche Zugänge mit geeigneten Schutzmaßnahmen sind organisatorisch klarer.
Auch im Gespräch gelten diese Grenzen. Gesundheitsbezogene Informationen werden nicht aus Gewohnheit an der Theke weitererzählt. Ein Fall kann in einer Fachbesprechung häufig ohne unnötige identifizierende Details bearbeitet werden.
Bei wechselnden Mitarbeitern wird festgelegt, wer vorübergehend welche Betreuungsinformation benötigt. Eine gute Vertretungsregel verhindert sowohl unnötige Offenlegung als auch das völlige Fehlen einer wichtigen Information. Vertraulichkeit und betreuungsbezogene Verfügbarkeit werden gemeinsam geplant.
Papier und digitale Systeme brauchen einen Ablauf
Papier ist nicht automatisch sicher, weil es nicht im Internet liegt. Eine Mappe auf der offenen Trainingsfläche kann von vielen Personen gelesen werden. Digitale Speicherung ist nicht automatisch unsicher, wenn sie angemessen organisiert wird. Entscheidend sind Schutz und tatsächlicher Umgang.
Für Papierakten werden Aufbewahrungsort, Rückgabe, Zugriff und Vernichtung festgelegt. Für digitale Akten werden Konten, Rechte, Geräteschutz, Sicherung und geeignete Wiederherstellungsmöglichkeiten geplant. Ein verlorenes Gerät darf nicht automatisch den gesamten Kundenbestand offenlegen.
Der Trainer sollte wissen, wo der maßgebliche Datensatz liegt. Mehrere private Kopien, Fotos von Formularen und zusätzliche Notizen in verschiedenen Anwendungen erschweren Aktualisierung und Löschung. Ein festgelegter Arbeitsweg ist leichter zu kontrollieren.
Neue Dienste werden vor ihrer Nutzung im betrieblichen Rahmen geprüft. Das betrifft auch Cloudspeicher, Messenger und automatische Auswertungen. Die Bequemlichkeit einer Funktion beantwortet nicht, ob Kundendaten dafür übermittelt werden dürfen und welche Vereinbarungen erforderlich sind.