Kapitel 35: Sachlich dokumentieren und Entscheidungen nachvollziehbar machen
Ein Eintrag wie „Training okay“ ist kurz, aber wenig hilfreich. Wurde nach neuen Beschwerden gefragt? Welche Aufgabe wurde durchgeführt? Wie war die Reaktion? Was wurde vereinbart? Die Notiz beantwortet keine dieser Fragen.
Dokumentation soll den Betreuungsprozess abbilden. Ein anderer berechtigter Trainer muss erkennen können, welche Informationen vorlagen, welche Maßnahme gewählt wurde und warum. Der Kunde selbst sollte die Vereinbarung ebenfalls nachvollziehen können.
Ein brauchbarer Eintrag ist deshalb weder ein ausführliches Tagebuch über die Person noch eine Sammlung unverständlicher Abkürzungen. Er enthält die für den Zweck wesentlichen Angaben. Diese werden zeitnah, sachlich und so konkret wie nötig festgehalten.
Dokumentation ist außerdem ein Werkzeug zur Qualitätsverbesserung. Ohne Aufzeichnungen erinnert sich der Trainer häufig an auffällige Ereignisse, aber nicht zuverlässig an den gewöhnlichen Verlauf. Ein einfaches, regelmäßig verwendetes System kann mehr Erkenntnis liefern als eine sehr umfangreiche Vorlage, die nach zwei Terminen nicht mehr ausgefüllt wird.
Aussage, Beobachtung und Bewertung trennen
Eine Kundenaussage wird als solche kenntlich: „Kunde berichtet seit zwei Tagen über Beschwerden bei Überkopfbewegungen.“ Eine Beobachtung beschreibt das wahrnehmbare Geschehen: „Übung nach der dritten Wiederholung wegen angegebener Beschwerden beendet.“ Eine trainerische Entscheidung folgt daraus: „Belastende Variante vorerst ausgesetzt; weitere Klärung vereinbart.“
Diese drei Ebenen können in einem kurzen Absatz stehen. Sie sollten nicht zu einer ungesicherten Diagnose verschmelzen. „Schulterentzündung“ wäre hier eine andere Aussage und ohne entsprechende gesicherte Grundlage unangebracht.
Auch wertende Sprache wird vermieden. „Kunde war unmotiviert“ kann sehr Unterschiedliches bedeuten. Sachlicher ist: „Von den zwei vereinbarten Einheiten wurde eine durchgeführt; als Grund nennt der Kunde eine unerwartete zusätzliche Arbeitsschicht.“ Jetzt ist sichtbar, welcher Planungsaspekt verändert werden könnte.
Eine Dokumentation braucht keine künstliche Gewissheit. „Ursache im trainerischen Rahmen nicht bestimmt“ ist eine verständliche Begrenzung. Sie verhindert, dass eine spätere Entscheidung versehentlich auf einer früheren Vermutung aufbaut.